Document Management = Het waarborgen van de beschikbaarheid van documenten (zowel ingaand als uitgaand) voor de bedrijfsvoering.
In deze informatietijd wordt steeds meer gecommuniceerd. Meer en meer berichten zijn van belang om voor de juiste werking de organisatie. De Amerikaanse wetgeving gaat er van uit dat elk (fysiek of digitaal) document ten aanzien van een transactie beschikbaar moet zijn in het geval van rechtszaken. De CEO’s van de bedrijven kunnen hiervoor hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden. Het gevolg van deze regelgeving is dat Documentmanagement en in het verlengde Recordmanagement een hoge vlucht genomen heeft.
Naast de wettelijke eisen is document management een essentiële voorwaarde voor het locatie en tijd onafhankelijk werken. Het digitaal beschikbaar hebben van dossiers zorgt er voor dat medewerkers overal kunnen werken zonder grote pakken papier mee te moeten slepen. Hierdoor kunnen kostbare vierkante meters kantoorruimte bespaard worden. Daarnaast neemt een digitaal archief vele male minder ruimte in beslag dan een fysiek.
Document management kan ook kosten besparen in de primaire uitvoering van de processen. Door dat informatie direct en overal beschikbaar is, wordt er geen onnodige tijd meer besteed aan het zoeken van documenten of complete dossier. Tevens kan de informatie door verschillende personen gelijktijdig geraadpleegd worden waardoor processen niet meer sequentieel uitgevoerd hoeven te worden. Dit zorgt voor een aanzienlijke verkorting van de doorlooptijd en dien ten gevolge een verhoging van de klant tevredenheid.